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客服班长/团队长变“救火队长”,如何应对?

发布时间:2024-12-17 18:02:16 人气:49 来源:天云祥客服外包

以下是对原文的改写,保持了原文风格和意思,同时进行了适当的排版调整,以方便读者阅读:

近日,一位客服同学向我求助。她年初从一线话务座席晋升为团队长,然而短短三个月,她感觉自己仿佛度过了三年。最让她苦恼的是,她觉得自己不像个团队长,反而更像个“救火员”,专门处理现场疑难话务。

原来,在她所在的客服中心,当一线话务座席遇到客户要求找班长、领导或经理时,就会找她这样的现场值班主管介入协助。她在做一线员工时,对那些不愿接听此类话务的团队长不屑一顾,认为他们缺乏能力和担当。因此,当她成为团队长后,总是义不容辞地响应这类请求。

然而,现在她发现自己陷入了困境。她发现,自己高达70%甚至更多的工作时间都花在了处理这类话务上,导致其他重要事务只能加班处理,或者被迫延误。

她该如何改变这一局面呢?

首先,我要恭喜这位同学,能够从千人的客服中心脱颖而出,晋升为不足百人的团队管理者,这无疑是职业生涯的一大步。

然而,她目前遇到的问题也是许多新晋管理者常见的误区。只要认清这些误区,就能找到相应的解决策略。

误区一:想做团队里的“超级英雄”。

许多客服中心的基层管理者是“服务优则升”,他们在一线时是服务明星,转到管理岗位后也希望继续获得肯定。然而,从“一线明星”到“管理新手”的角色转变,往往伴随着心理落差。这时,他们容易陷入“超级英雄”的误区,事必躬亲。

表面上看,他们可能觉得“教员工不如自己做来得快”,或者“情况紧急,怕耽误员工指标,干脆自己接手”。但实际上,这反映了管理者尚未体验到管理带来的成就感和获得感,更愿意相信自己、承担重任。

然而,这种做法的后果是显而易见的——就像上面这位同学一样,精力有限导致其他管理工作只能加班加点完成。

误区二:想做个人人夸赞的“老好人”。

另一些新晋管理者则希望成为人人夸赞的“老好人”。他们一方面难以拒绝员工的要求,觉得自己应该对所有请求都有所回应;另一方面,他们过于在意员工的满意度评价,甚至将员工的满意与否作为自我价值的衡量标准。

然而,作为管理者,真正的绩效考评标准并非员工的满意度,而是团队的整体业绩、员工绩效的提升以及员工奖金的获得等。

那么,如何解决这些误区带来的问题呢?我建议从以下三个层面着手:

一、重塑管理认知。

作为基层管理者,我们需要明白自己不再是单打独斗的个体,而是团队力量的整合者。我们需要摆脱能力陷阱,不仅要做自己擅长的事,更要努力学习和练习新的管理技能。

管理的基本四步骤——计划、组织、领导、控制——应成为我们的工作主线。我们需要根据团队和企业的整体目标制定详细的计划,组织团队成员共同完成任务,指导并激励员工达成目标,同时及时纠正过程中的偏差。

二、优化工作清单与时间管理。

在明确管理主线后,我们可以借助“停止做”清单、“开始做”清单和时间管理四象限等工具来优化工作细节。通过筛选和辨别现场电话的接听需求,我们可以逐步减少对这类事务的介入,将更多时间用于管理工作。

同时,列出作为基层管理者需要关注和执行的事项,如团队数据核查、员工谈话、业务短会组织等,并合理安排时间进行处理。这样可以确保我们的管理工作更加有序和高效。

三、高效员工管理。

在团队管理中,对员工的管理是至关重要的一环。针对这位同学的困惑,我可以分享两点经验:

首先是“猴子管理法则”。我们需要明确每个员工都有自己的责任和任务(“猴子”),而不应轻易将这些“猴子”背到自己身上。对于员工的请求或问题,我们需要学会辨别并做出合理的回应,避免陷入无休止的“救火”状态。

其次是“管理三板斧”:定规则、分责任、给授权。我们需要制定明确的团队规则并确保员工遵守;同时合理分配工作任务和责任并确保员工能够承担;最后通过适当授权来激发员工的积极性和创造力。

总之作为管理者我们需要明确自己的角色和职责通过合理的管理策略和方法来带领团队实现共同的目标。

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